Домашняя бухгалтерия учет расходов

 

Данная конфигурация демонстрирует возможности платформы «Статистический контроль процессов»

1.Установка программы

2.Загрузка конфигурации «Домашняя бухгалтерия»

3.Редактирование справочников

3.Ввод данных

4.Построение отчетов. Анализ данных

Внимание !  полное руководство по применению платформы «Статистический контроль процессов» читайте в описании программы

Меню «Помощь» -«Описание программы»

 

Установка программы.

Инсталляция

 

Установить программу на Вашем компьютере можно либо используя подготовленный инсталлятор, либо в ручную.

 

Установка с помощью подготовленного инсталлятора

 

Это самый простой путь Вам надо только запустить инсталлятор и дождаться окончания установки программы.

 

Запустите инсталлятор «ISO.exe» начнется копирование файлов программы в C:\Program Files\ISO, вы можете поменять каталог программы но тогда Вам надо будет поменять путь к базе данных

в файле «put.txt» если вы будите работать с базой данных локально, также путь к базе данных надо поменять обязательно, если Вы хотите  работать в сетевом варианте и базу данных переместите на сервер.

Инсталлятор создаст каталог в меню «Пуск – программы» «Статистический контроль процессов» также при желании Вы можете создать ярлык на рабочем столе во время инсталляции либо позже.

В конце инсталляции появится сообщение об окончании инсталляции и галочка «Запустить Firebird» - нажмите кнопку «Завершить»

ВАЖНО!

Т.к. программа использует для работы сетевую СУБД Firebird то установка Firebird необходима для работы программы.

 

Установка программы в ручную

 

Распакуйте архив "ISO.rarC:\Program Files\ либо в любом другом каталоге а потом перенесите папку с файлами в C:\Program Files\. Если вы не хотите  чтобы программа была в выбранном вами каталоге либо диске, то можно оставить папку с файлами в выбранной вами директории, но если Вы собираетесь работать с программой локально поменяйте путь к базе данных в файле «put.txt» также путь надо менять в любом случае если база данных будет перенесена на сервер для сетевого использования программы.

Запустите инсталляцию Firebird – с помощью Firebird-2.0.0.12724-0-Win32[1].exe который находится в каталоге программы.

ВАЖНО!

Т.к. программа использует для работы сетевую СУБД Firebird то установка Firebird необходима для работы программы.

 

Загрузка конфигурации «Домашняя бухгалтерия»

 

Начало работы

 

Запустите программу после ее загрузки появится приглашение зарегистрироваться в системе.

Нажмите «ОК» и введите свои данные в специальные текстовые поля. Напишите свое ФИО в окне для ввода имени пользователя

Имя должно быть уникальным не допускаются совпадений имен пользователей в программе.

Внимание !

В выпадающем списке выберите «администратор»

«Администратор» – тот, кто имеет полный доступ ко всем функциям программы, и доступ к таблицам базы данных программы.

При изменения прав  с установленных по умолчанию - «Пользователь» на другой потребуется ввести пароль – установленный по умолчанию пароль смены статуса «123» . Вы сможете изменить его позже на вкладке «Администрирование»

Нажмите на кнопку «Применить», появится сообщение о регистрации пользователя. Теперь перейдите на вкладку «Загрузка выгрузка конфигураций». Если Вы перезагружали программу то нажмите в меню надпись «Варианты» чтобы появилась панель управления с вкладками.

В выпадающем списке под надписью «Загрузить конфигурацию» выберите

«Домашняя бухгалтерия» и нажмите кнопку «Загрузить».

 

Закройте панель нажав на кнопку «Закрыть панель». Программа готова к работе.

Внимание ! Если вы перезагружаете конфигурацию т.е. вновь загружаете конфигурацию когда она уже была установлена ранее то пред началом работы перезагрузите программу.

Вид программы после загрузки конфигурации.

 

 

Редактирование справочников

 

В данной конфигурации уже есть готовые справочники по разрезам данных

В данной конфигурации справочники это «Кто тратил деньги», «В интересах кого», «Чьи деньги», «Место траты денег», «Контролер», «Изделие».

Вы возможно захотите внести в них свои данные или дополнить их.

Для этого нажмите в меню «Справочники» появится форма заполнения/редактирования справочников.

Заполните/редактируйте сначала  разрезы «Контролеры» и «Изделия»

Для этого в выпадающем списке выберите соответственно изделия или контролеры.

 

Для того чтобы ввести новый товар надо заполнить название группы товара

Группа товара это общее название большого массива разных товаров например «Продовольствие», заполните «Вид товаров» это более детальное разбивка большого массива товаров например «Колбасные изделия» если нужна самая подробная детализация заполните «Вариант товара» например

«сосиски молочные».

Нажмите кнопку «Добавить» данные занесутся в базу данных.

Теперь заполните прочие разрезы данных: это Кто тратил деньги», «В интересах кого», «Чьи деньги», «Место траты денег».

Для этого нажмите на кнопку «Таблицы данных» и выберите соответствующий разрез. Чтобы переключится обратно на стандартные разрезы нажмите на кнопку «Таблицы разрезов»

 

Опции формы заполнения справочников.

Галочка «Очищать» если она стоит то записи в полях будут очищаться при добавлении записи. Если галочка снята то записи в полях не будут очищаться при нажатии кнопки «Добавить». Это например пригодится если добавлять много Изделий в одной большой группе товаров. Если снять галочку «очищать» под надписью например «Группа товаров» то группа товаров например «Продовольствие» будет оставаться при каждом новом добавлении товара и ее не надо будет писать или выбирать заново.

Выпадающие списки под надписями полей содержат все ранее введенные обозначения. Поэтому их не надо каждый раз писать заново а можно выбрать из списков. Если выбрать какое либо определение и кликнуть мышкой по надписи поля то все записи отфильтруются по данному названию. Фильтровать записи можно как по любому полю в отдельности так и по всем полям одновременно.

Чтобы вновь веденные определения появились в выпадающих списках надо

Нажать на кнопку «Обновить данные в списках».

 

Редактирование записей.

 

Кликните мышкой на той записи которую Вы хотите редактировать.

Нажмите на кнопку «Редактировать», кнопка сменит надпись на «Редактирование» записи строки появятся в соответствующих полях. Исправьте их и вновь нажмите на кнопку «Редактирование»

 

Удаление с переносом.

Если Вы по случайно дважды внесли какой то товар с небольшими вариациями например один раз товар написали с маленькой буквы второй раз с большой (в программе нельзя внести два абсолютно одинаковых значения в справочники), и ввели на эти товары записи. То для того чтобы слить эти две дублирующие записи в одну используйте кнопку «Удаление с переносом»

1.Кликните по записи которую хотите удалить

2.Нажмите на кнопку «Удаление с переносом». Появится панель удаления с переносом. Где с лева будет соять запись котороая удалится

3.Два раза быстро кликните на записи которой вы хотите присвоить все значения удаляемой записи. Чтобы данные записи появились в пустом правом окошке панели удаления с переносом.

4.Нажмите на кнопке «->>» панели удаления с переносом

 

 

Другие кнопки панели формы справочников

«Сохранить» - сохраняет текущие записи. Иначе сохранение происходит при нажатии на кнопку «Выход»

«Отменить» - отменяет все не сохраненные записи.

«В корзину» не удаляет записи а делает их неактивными

«Восстановить» активизирует неактивные записи

«Удалить» -удаляет выделенную запись.

«Сортировка» - сортирует записи в таблице либо по имени либо по порядку ввода данных.

«Пустые значения в параметрах» - если все поля должны быть обязательно заполнены то отметьте «не допускать» иначе по умолчанию стоит «допускать»

«Себестоимость изделия» и «В качестве параметра дата»

 в данной конфигурации не требуется.

 

Ввод данных

Для начала ввода данных  запустите программу и нажмите на кнопку «Новый процесс». Заполните все поля справочников – при выборе значения поле надписи справочника подсветится желтым цветом. Будьте внимательны выбирая изделия, там где товар обозначен детально надо выбрать обязательно и вариант товара. Т.е. надпись «Изделие» также должно подсветится желтым цветом при выборе товара.

Внимание ! Надо обязательно заполнить данные справочников где поставлена галочка «Запомнить». Там где галочка не стоит заполнение не обязательно. Вы сами можете изменить обязательность заполнения того или иного справочника сняв/поставив галочку. Обратите внимание даже если Вы вносите траты за текущее число все равно его надо выбрать в справочнике даты. Чтобы надпись «дата расхода средств» подсветилась желтым цветом. Это нужно чтобы не забывать выставлять действительное число трат денег.

 

Когда все необходимые разрезы данных заполнены, выберите значение «Расходы» в поле под надписью «Обозначение процесса» -«траты денег».

Внимание ! обозначение процесса должно выбираться в последнею очередь когда все готово к вводу даны, т.е. все желаемые разрезы данных обозначены.

 

При выборе процесса «Расходы» появится таблица ввода данных.

Где надо заполнить два поля «Количество» и «Стоимость». Поле «Сумма»

посчитается сама если нажать кнопку «стрелочка в право» на поле «Стоимость». Либо нажав «Энтер» на любом их полей. Либо нажав на кнопки «Добавить» или «Сохранить».

Внимание ! можно отключить автоматический расчет суммы если кликнуть мышкой по надписи. Надпись станет зеленого цвета и автоматически не будет рассчитываться. Чтобы вновь вернуть автоматический расчет. Нажмите кнопку «Новый процесс» и снова выберите «Расходы» в поле выбора процесса под надписью «Траты денег».

 

Если вы купили несколько продуктов одинакового наименования но по разной цене. Например несколько пар туфлей то внесите их все через нажатие клавиши «Энтер» или кнопки «Добавить».

Внимание ! В вычисляемом поле «Сумма» после названия поля идет запись формулы для автоматического расчета. Не надо изменять названия поля .

 

Но если вы решили вводить какой либо другой товар, либо что то поменялось в справочниках – либо дата покупки либо тот кто покупал либо в интересах кого покупался товар либо на чьи деньги покупался товар либо место покупки товара – если что то поменялось в «шапке». Нажмите на кнопку «Тот же процесс» измените параметр который поменялся и снова введите данные.

 

Добавление примечаний

 

К каждой записи расход средств можно добавлять примечания. Это делается в специальном поле «примечание». Если поставить галочку «Фиксировать» то примечание которое один раз написано будет добавляться к каждой записи. Если галочка не стоит то к каждой новой записи нужно будет писать свое примечание. В выпадающем списке можно выбрать примечания занесенные ранее.

 

Другие возможности работы с данными.

Кнопка «Карточку» под надписью  «Удалить» удаляет ряд записей введенных под одной «Шапкой» то есть ряд однотипных товаров купленных в одно время одним человеком в интересах одного человека в одном месте

Но различающихся по стоимости.

Кнопка «Запись» под надписью «Удалить» удаляет только одну выбранную запись – на записи надо сначала кликнуть мышкой для  ее выбора.

Кнопка «Сохранить» сохраняет текущие записи иначе записи сохраняются при нажатии при выходе из программы.

Кнопка «Отменить» отменяет все несохраненные записи.

 

Отбор и редактирование данных

 

Отбор данных производится нажатием на кнопку «Отбор». Появится диалог выбора даты начала и даты конца отбора данных. Определите период отбора данных.

Далее вы множите определить любой разрез данных либо их группу, определить конкретный товар который вас интересует или только его группу или группу и вид. После того как условия отбора данных определенны выберите процесс «Расходы» под надписью «Траты денег» и снова нажмите кнопку «Отобрать».

 

Появятся данные отвечающие выбранной дате отбора и условиям отбора по разрезам. Данные можно просмотреть при наличии ошибок удалить записи или редактировать их.

 

Редактирование данных

 

Для редактирования записей нажмите на кнопку «Редактировать», кликните по записи которую вы хотите редактировать. Измените данные в данной записи  данные по количеству и стоимости в соответствующих полях. Сумма рассчитается также автоматически при нажатии на клавишу «стрелка в право» на поле «Стоимость». Либо сумму можно написать в ручную.

Далее если Вы хотите что то поменять в разрезах данных в «шапке» то изменить параметры разрезов – можно поставить например другую дату или другой товар и т.д.

После того как все записи были отредактированы снова нажмите кнопку «Редактировать» и чтобы изменения отразились на экране нажмите кнопку «Сохранить».

Также отобранные данные можно скинуть в книгу Эксель кликнув на надпись «В Эксель».

 

Построение отчетов. Анализ данных

 

Для построения отчета и анализа расходов. Нажмите в меню на «Отчеты»

Появится форма отчетов. Для домашней бухгалтерии используются две вкладки «Куб Эксель» и «ОЛАП»

 

«Куб Эксель»

Для использования сводных таблиц Экселя в качестве анализа данных. Кликните на вкладке «Куб Эксель». Выберите период отбора данных, если надо условия отбора данных. И нажмите на кнопку отчет. Дождитесь пока надпись «Отберите первичные данные» изменится на «Определите поля куба и нажмите кнопку Куб»

Определите параметры куба это фильтр данных, итоги данных, группы данных, расчет данных. И нажмите кнопку «Куб».

 

При нажатии на кнопке «Куб» создаться отчет где будет содержаться три листа. Первый – график, второй сводная таблица, третий лист с данными.

Если вы умеете работать со сводными таблицами Эксель. То множите уже сами непосредственно в эксель перестраивать отчет и график.

 

 

 

Более подробное описание работы с «Куб Эксель» смотрите в меню –«Помощь»- «Помощь по отчетам».

 

Отчет «OLAP»

 

Для того чтобы использовать отчет ОЛАП куб надо перейти на вкладку «OLAP».

Выбрать отчет «Измерения без норм», выбрать процесс «Расходы».

Определить период отбора данных и при желании дополнительные разрезы отбора данных. Далее определить какие разрезы нужны в отчете и какие поля данных в окошках соответственно «Определите разрезы данных»  и «Определите поля данных». Далее надо определить вид итогов данных в окошке «Определите вид данных». Если кликнуть по надписи над окошком то все галочки снимутся или применятся. Надпись станет желтого или синего цвета соответственно.

 

Также в ОЛАП кубе можно применить формулу например рассчитать какой процент от бюджета занимают те или иные траты в разных разрезах.

Для этого отметьте галочкой вид данных «Формула». Появится панель редактирования формулы. Введите туда строку расчета формулы. Нажав кнопку «Новая формула»

Поле «Сумма»  - выберите его из выпадающего списка первое поле далее знак «/» выбрав его выпадающего списка «Выражение» далее введите цифру своего бюджета введя его в поле «число» и нажав кнопку «+». Выбирите знак «*» из выпадающего списка «Выражение» и число «100» введя его в поле «число» и нажав кнопку «+».

 

После этого нажмите кнопку «отчет» построится ОЛАП куб где вы сможете детально проанализировать весь ваш семейный бюджет. В разных комбинациях разрезов. Построить графики и сбросить таблицы в эксель или web формат.

 

Внимание ! Формулу в ОЛАП кубе можно применять только для тех полей которые не равны «NULL» то есть по таким полям по которым есть данные.

Желательно использовать формулу по Группам товаров.

Формула если вы не определили ее название в панели выбора формулы.

Запишется как название поля + числовое выражение.

 

Более детально ознакомится с возможностью ОЛАП куба вы сможете в меню «Помощь»- «Отчеты OLAP куб».